Instrukcja dotycząca archiwizacji dokumentacji projektowej

Instrukcja w sprawie archiwizacji dokumentacji projektowej przez beneficjentów w ramach II osi priorytetowej Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013

Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania (archiwizowania) dokumentacji związanej z realizacją projektu w sposób gwarantujący jej udostępnienie oraz prawidłowe zabezpieczenie do 3 lat od daty zamknięcia Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (MRPO). Dokumenty dotyczące udzielonej pomocy publicznej należy przechowywać przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy, lecz nie krócej niż 3 lata od daty zamknięcia MRPO. Instytucja Zarządzająca MRPO (Zarząd Województwa Małopolskiego) lub Instytucja Pośrednicząca II stopnia (Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości) może przedłużyć powyższy termin, przy czym beneficjent zostanie o tym fakcie powiadomiony pisemnie, przed upływem tego terminu.

W szczególności należy przechowywać następujące dokumenty wraz z załącznikami (jeżeli beneficjent posiada wersję elektroniczną dokumentu to powinien również ją archiwizować):

• wniosek o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami,
• pisma informujące o akceptacji wniosku i przyznaniu dotacji,
• umowę o dofinansowanie projektu i aneksy zmieniające ich treść,
• wnioski o płatność wraz z załącznikami, dokumenty potwierdzające zawarte w nich informacje oraz dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w ramach projektu,
• dokumenty potwierdzające osiągnięcie zakładanych efektów projektu (w szczególności dotyczące wskaźników osiągnięcia celów projektu, protokoły odbioru, dzienniki budowy, kosztorysy inwestorskie, inwentaryzacje powykonawcze, pozwolenia, gwarancje, certyfikaty, materiały szkoleniowe, itd.),
• dokumentację dotyczącą zamówień publicznych (jeżeli beneficjent jest zobowiązany stosować przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych),
• dokumentację dotyczącą wyboru najkorzystniejszej oferty (dotyczy także beneficjentów, którzy nie są zobowiązani stosować przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych),
• umowy (wraz z aneksami) zawarte w związku z realizowanym projektem (w tym umowy o dzieło, umowy zlecenia), a także akty notarialne,
• dokumenty związane z prowadzeniem wyodrębnionej księgowości, w tym politykę rachunkowości, plany kont, wydruki z ewidencji księgowej, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wydruki rejestrów VAT i deklaracje VAT dotyczące projektu,
• dokumentację z przeprowadzonych kontroli/audytów dot. projektu (m.in. protokoły i wyniki kontroli, zalecenia pokontrolne),
• pisma wysyłane i otrzymywane przez beneficjenta, związane z realizacją projektu oraz inne dokumenty związane z zarządzaniem i realizacją projektu przez beneficjenta (m.in. materiały informacyjne i promocyjne).
  

Dokumentację projektową beneficjent powinien przechowywać w swojej siedzibie. Dokumentacja projektowa powinna być wyodrębniona z całości prowadzonej dokumentacji przez beneficjenta, z uwzględnieniem obowiązków informacji i promocji w ramach MRPO (tj. oznakowanie segregatorów). Beneficjent zobowiązany jest do poinformowania Instytucji Pośredniczącej II stopnia o zdarzeniach mających wpływ na sposób i miejsce przechowywania dokumentacji projektowej.

Wszystkie dokumenty, w szczególności dokumenty finansowe, związane z projektem muszą być dostępne na życzenie instytucji uprawnionych do kontroli beneficjenta, m.in. Instytucji Pośredniczącej II stopnia (Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości), Instytucji Zarządzającej MRPO (Zarząd Województwa Małopolskiego), Instytucji Certyfikującej/Pośredniczącej w Certyfikacji (Minister Rozwoju Regionalnego/Wojewoda Małopolski), Instytucji Audytowej (Urząd Kontroli Skarbowej), Najwyższej Izby Kontroli, Komisji Europejskiej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego.

Prawidłowość wypełniania przez beneficjenta obowiązku archiwizowania dokumentacji projektowej podlega kontroli na miejscu realizacji projektu. Naruszenie powyższych zasad może stanowić przesłankę do rozwiązania umowy o dofinansowanie i w konsekwencji konieczności zwrotu przez beneficjenta całości lub części pobranego dofinansowania