Instrukcja dotycząca procedury kontroli

Z uwagi na fakt, że czynności kontrolne, w tym kontrola na miejscu realizacji projektu wstrzymuje przekazanie środków dofinansowania a tym samym proces weryfikacji dokumentów rozliczeniowych, pożądanym jest aby czas trwania procedury kontroli nie był narażony na wydłużenie. W tym celu Beneficjenci po otrzymaniu pisma informującego o terminie kontroli powinni, w szczególności: 

1. Zapewnić kontrolującym pełny dostęp do terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, w szczególności tych, w których znajdują się zakupione środki trwałe bądź tych gdzie były wykonywane roboty budowlane;
2. Zapewnić pełny dostęp do wszelkich dokumentów w oryginale oraz zapisanychw systemie komputerowym związanych z finansową i rzeczową realizacją projektu, w szczególności:

a.    umów dotyczących zakupowanych środków trwałych i/lub wykonywanych robót budowlanych bądź innych usług;
b.    dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych bądź dokumentacji dotyczącej wyboru najkorzystniejszej oferty w sytuacji gdy Beneficjent nie jest zobowiązany stosować przepisy ustawy prawo zamówień publicznych takich jak np. zebrane oferty, notatka z wyboru oferty, itd., zgodnie z odrębną instrukcją dla Beneficjentów II Osi priorytetowej MRPO;
c.    faktur, rachunków lub innych równoważnych dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu;
d.    dowodów płatności (wyciągów bankowych, wewnętrznych dokumentów księgowych, , itd.);
e.    dokumentów związanych z prowadzeniem wyodrębnionej ewidencji księgowej, w tym politykę rachunkowości, plan kont, wydruki z ewidencji księgowej, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych, wydruki rejestrów VAT i deklaracje VAT za okres od rozpoczęcia realizacji projektu (w sytuacji gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowanym
w ramach projektu);
f.    dokumentacji dotyczącej prowadzonych robót budowlanych w szczególności dziennika budowy, wszelkich pozwoleń i decyzji związanych z prowadzoną inwestycją, kosztorysów inwestorskich itd.;
g.    dokumentów potwierdzających odbiór dostaw i/lub usług;
h.    innych niż wymienionych w lit. a umów (wraz z aneksami) zawartych
w związku z realizowanym projektem (w tym umowy o dzieło, umowy zlecenia), a także aktów notarialnych;
i.    dokumentacji z przeprowadzonych kontroli/audytów dotyczących projektu (m.in. książka kontroli, protokoły i wyniki kontroli, zalecenia pokontrolne);
j.    pism wysyłanych i otrzymanych przez Beneficjenta, związanych z realizacją projektu;
c)    umożliwić kontakt i przeprowadzenie rozmów z osobą/osobami biorącymi udział
w realizacji projektu, które będą w stanie udzielić wyjaśnień na temat procedur, wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu;
d)    zapewnić obecność osoby upoważnionej do podejmowania decyzji w imieniu Beneficjenta.

O terminie kontroli Beneficjent zostanie poinformowany pisemnie. Wyznaczony termin kontroli może zostać przesunięty na jego uzasadniony wniosek.

Podczas kontroli na miejscu sporządzany jest dokument pn. „diagnoza stanu faktycznego”, który jest podpisywany przez kontrolujących i osobę/osoby upoważnione ze strony Beneficjenta. W przypadku gdy dokumentacja wymaga uzupełnień Beneficjent wzywany jest do złożenia stosownych dokumentów bądź wyjaśnień w wyznaczonym terminie. W sytuacji gdy zgromadzone dokumenty nie będą pozwalały na dokonanie skutecznej analizy stanu faktycznego zespół kontrolujący może zwrócić się o powołanie eksperta (np. rzeczoznawcy) bądź wydanie opinii prawnej. Do czasu uzyskania żądanych informacji procedura jest zawieszana. W terminie do 12 dni roboczych od daty kontroli na miejscu bądź uzyskania ostatnich uzupełnień wydawana jest informacja pokontrolna (w 2-ch egzemplarzach), która jest przesyłana pocztą tradycyjną do Beneficjenta wraz z pismem przewodnim lub na prośbę Beneficjenta jej podpisanie i odbiór następuje w siedzibie MCP. W przypadku gdy Beneficjent nie zgadza się z treścią informacji pokontrolnej w terminie 5 dni roboczych od jej otrzymania może złożyć w formie pisemnej zastrzeżenia. Wówczas w terminie kolejnych 5 dni roboczych (decyduje data wpływu do MCP) zespół kontrolujący może uznać zastrzeżenia Beneficjenta za zasadne i dokonać modyfikacji zapisów informacji pokontrolnej bądź odrzucić je. W takim przypadku pierwotna wersja informacji pokontrolnej staje się ostateczna bez względu na brak podpisu Beneficjenta. Kopia podpisanej informacji pokontrolnej jest przekazywana do Zespołu kontraktacji i płatności MCP, który zgodnie z przyjętą procedurą kontynuuje rozliczenie projektu i wypłaty środków bądź rozwiązuje umowę o dofinansowanie stosowanie do zapisów informacji pokontrolnej.

W ramach wydanego upoważnienia kontrolujący w trakcie przeprowadzania kontroli ma prawo do:
a)    swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskania przepustki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową,
b)    wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym kontroli (z zachowaniem przepisów o tajemnicy chronionej prawem),
c)    wglądu w informacje zawarte w elektronicznych systemach komputerowych jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym kontroli,
d)    przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym kontroli,
e)    żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od beneficjenta w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli (w przypadku odmowy wykonania tych czynności kontrolujący sporządza adnotację w tym zakresie, którą zamieszcza dokumentacji dotyczącej kontroli),
f)    zabezpieczania materiałów dowodowych,
g)    żądania odpisów, zestawień i wyciągów z badanych dokumentów, których prawdziwość potwierdza beneficjent sprawdzania przebiegu określonych czynności,
w zakresie dotyczącym kontroli,
h)    przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych.

Ponadto informuję, że kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi obowiązującymi w danej jednostce kontrolowanej.