Instrukcja dotycząca wyodrębnionej ewidencji ksiegowej w ramach projektu

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Projektu w ramach II Osi Priorytetowej Gospodarka Regionalnej Szansy Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013, Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej/wydatków dotyczącej realizacji Projektu w sposób przejrzysty, tak aby była możliwa identyfikacja poszczególnych operacji księgowych.

Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji, Beneficjentów można podzielić na dwie grupy:
1.    Beneficjentów prowadzących księgi rachunkowe,
2.    Beneficjentów nie prowadzących ksiąg rachunkowych.

Dla Beneficjentów prowadzących księgi rachunkowe zapewnienie odrębnej ewidencji księgowej polegać będzie na:
•    prowadzeniu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów związanych z danym projektem w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych i ma polegać na wyodrębnieniu w tym celu stosownych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, tak aby możliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania środków
lub
•    wprowadzeniu odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, gdzie wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem.

Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków realizowanego projektu w ramach przyjętej polityki rachunkowości.
Beneficjent dostosowuje swój wykaz kont do specyficznych warunków prowadzonej działalności, uwzględniając sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oznaczanie kont księgowych oraz ich numeracja również leży w gestii Beneficjenta.

•    wydatki poniesione przed podpisaniem umowy

Beneficjenci, którzy ponieśli wydatki kwalifikowane przed datą podpisania umowy o dofinansowanie realizacji projektu i nie dokonali wyodrębnienia wydatków w sposób określony powyżej, powinni przedstawić wszystkie dokumenty księgowe dotyczące operacji dokonanych przed datą podpisania umowy, w formie zestawienia, którego wzór zawiera Załącznik nr 1.


Dla Beneficjentów nie prowadzących ksiąg rachunkowych

Beneficjenci zobowiązani są do prowadzenia dodatkowej ewidencji w formie tabeli, umożliwiającej jednoznaczną identyfikację kosztów oraz środków trwałych, zawierającej m.in. rodzaj i nr dowodu księgowego; datę wystawienia dokumentu i sposób zapłaty; kwotę wydatków kwalifikowanych.
W ewidencji należy ujmować wszystkie operacje gospodarcze związane z realizacją projektu. Zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane każdorazowo na potrzeby kontroli (w trakcie bądź na zakończenie realizacji projektu).
Wzór zestawienia dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu został zamieszczony w Załączniku nr 1.